Ja jums pieder mazs uzņēmums Latvijā — skaistumkopšanas salons, nekustamā īpašuma aģentūra, remonta firma vai interneta veikals —, jūs zināt šo sajūtu: no rīta atverat pastkasti, un tur ir 15–30 jauni e-pasti. Puse no tiem ir viens un tas pats jautājums dažādos vārdos: „Cik maksā?”, „Vai jums ir brīvs laiks šonedēļ?”, „Kāds ir jūsu darba laiks?”.
Aprēķins, ko lielākā daļa neveic
Pieņemsim, ka atbilde uz vienu e-pastu (izlasīt, saprast, uzrakstīt, pārbaudīt, nosūtīt) aizņem vidēji 4–6 minūtes. Ja dienā pienāk 20 e-pastu, tās ir 1,5–2 stundas. Piecās darba dienās nedēļā sanāk 8–10 stundas — gandrīz pilna darba diena, kas iztērēta ne biznesa attīstībai, ne jaunu klientu piesaistei, bet atkārtotu jautājumu pārrakstīšanai.
Ja jūsu stundas likme (vai darbinieka, kurš atbild uz vēstulēm, likme) ir kaut vai 15 eiro stundā, tas ir aptuveni 600 eiro mēnesī — 7200 eiro gadā —, kas iztērēti darbam, kuru var automatizēt.
Kāpēc „vienkārši atbildēt ātrāk” nelīdz
Dabiskā reakcija ir mēģināt paātrināties: gatavot veidnes, kopēt-ielīmēt standarta atbildes. Tas palīdz daļēji, bet ir divas problēmas. Pirmkārt, katrs klients raksta citādi — veidne reti der bez pielāgošanas, un pielāgošana atkal prasa laiku. Otrkārt, veidnes nedomā par kontekstu: ja klients jau rakstīja pirms nedēļas un tagad jautā kaut ko saistītu, veidne to nezina, un atbilde izskatās nesaistīta vai pat nepieklājīga.
Kas mainās, kad atbild AI
AI e-pasta autopilots (piemēram, Aventor Autopilot) neizmanto fiksētas veidnes — tas lasa katru ienākošo vēstuli, saprot, ko klients faktiski jautā, redz iepriekšējo saraksti ar šo klientu un uzraksta personalizētu atbildi tieši par šo situāciju. Vienkāršiem, atkārtotiem jautājumiem (cena, pieejamība, darba laiks) tas var atbildēt pilnīgi autonomi. Sarežģītākos vai neskaidros gadījumos tas sagatavo melnrakstu un gaida jūsu apstiprinājumu, nevis mēģina uzminēt.
Rezultātā laiks, kas iepriekš tika tērēts rutīnas atbildēm, atbrīvojas darbam, kas faktiski nes naudu — jaunu klientu sarunām, projektu vadībai, pašam produktam vai pakalpojumam.
Kā saprast, vai jums tas ir vajadzīgs
- Jūs saņemat 10+ e-pastus dienā no klientiem vai potenciālajiem klientiem
- Vismaz puse no tiem ir līdzīgi vai atkārtoti jautājumi
- Jūs (vai jūsu darbinieks) esat vienīgais, kas atbild uz šīm vēstulēm
- Atbildes bieži tiek atliktas uz vēlāku laiku, jo „tagad nav laika”
Ja vismaz trīs no šiem punktiem attiecas uz jums — laiks, ko šobrīd tērējat rakstīšanai, ir reāla, izmērāma summa, kuru var atgūt.
